Instrução de trabalho: o que é, quando e como deve ser feita

No ambiente industrial e corporativo, a padronização de processos é crucial para garantir a eficiência, segurança e qualidade do trabalho. Uma ferramenta essencial para alcançar essa padronização é a instrução de trabalho.

Este documento, detalhado e específico, orienta os colaboradores sobre como executar determinadas tarefas, garantindo que todos sigam os mesmos procedimentos e adotem as melhores práticas.

Mas afinal, o que é uma instrução de trabalho, quando ela deve ser implementada e como deve ser elaborada para ser verdadeiramente eficaz? Neste artigo, vamos explorar todos esses aspectos, oferecendo um guia completo sobre o tema.

O que é instrução de trabalho (IT)?

Uma Instrução de Trabalho (IT) é um documento técnico que detalha, de maneira clara e precisa, os procedimentos e passos necessários para a execução correta de uma tarefa específica.

Esse documento serve como um guia prático para os colaboradores, garantindo que todos sigam um padrão consistente de trabalho, o que contribui para a eficiência operacional, a qualidade dos serviços e a segurança no ambiente de trabalho.

A IT geralmente inclui informações detalhadas sobre os seguintes aspectos:

1. Objetivo: Define a finalidade da instrução, explicando o que se espera alcançar ao seguir os procedimentos descritos.
2. Escopo: Delimita a abrangência da instrução, especificando quais áreas, equipamentos, processos ou colaboradores são afetados por ela.
3. Responsabilidades: Especifica as responsabilidades de cada colaborador envolvido na execução da tarefa, bem como dos supervisores ou gestores que devem garantir a conformidade com a IT.
4. Materiais e Equipamentos Necessários: Lista todos os materiais, ferramentas e equipamentos necessários para a realização da tarefa.
5. Procedimentos: Descreve passo a passo como a tarefa deve ser realizada, incluindo detalhes sobre a sequência das atividades, métodos a serem usados e cuidados a serem tomados. Muitas vezes, inclui diagramas, ilustrações ou fotos para tornar as instruções mais claras e compreensíveis.
6. Segurança: Destaca os riscos associados à tarefa e as medidas de segurança que devem ser adotadas para minimizar esses riscos. Isso pode incluir o uso de Equipamentos de Proteção Individual (EPI), práticas seguras de trabalho e orientações sobre como agir em caso de emergência.
7. Critérios de Aceitação: Define os parâmetros que determinam se a tarefa foi realizada com sucesso, ajudando a garantir a qualidade e a conformidade com os padrões estabelecidos.
8. Referências: Lista normas, regulamentos, manuais ou outros documentos que serviram de base para a elaboração da IT ou que podem oferecer informações adicionais.

Qual é a finalidade da instrução de trabalho?

A finalidade da Instrução de Trabalho (IT) é múltipla e abrangente, visando otimizar diversos aspectos das operações dentro de uma organização. Aqui estão os principais objetivos:

1. Padronização de Processos

A IT garante que todas as tarefas sejam executadas de forma uniforme, seguindo um padrão estabelecido. Isso ajuda a reduzir a variabilidade nos processos, assegurando que os resultados sejam consistentes e previsíveis, independentemente de quem esteja realizando a tarefa.

2. Melhoria da Qualidade

Ao seguir uma IT, os colaboradores têm um guia claro sobre como realizar suas atividades, o que contribui para a melhoria da qualidade dos produtos ou serviços. A documentação de cada etapa do processo ajuda a identificar e corrigir possíveis falhas, resultando em um desempenho mais eficiente.

3. Segurança no Trabalho

Uma IT detalha os procedimentos seguros para a execução de tarefas, incluindo o uso adequado de Equipamentos de Proteção Individual (EPI) e medidas de prevenção de riscos. Isso ajuda a minimizar acidentes de trabalho e a garantir a segurança dos colaboradores.

4. Eficiência Operacional

Com instruções claras e detalhadas, os colaboradores podem realizar suas tarefas de maneira mais rápida e eficiente. A eliminação de dúvidas sobre os procedimentos e a minimização de erros operacionais contribuem para uma maior produtividade.

5. Treinamento e Capacitação

A IT serve como uma ferramenta essencial para o treinamento de novos funcionários. Ela fornece um guia estruturado que facilita a aprendizagem dos processos e práticas da empresa, acelerando a integração de novos colaboradores e a transferência de conhecimento.

6. Documentação e Referência

As ITs atuam como um registro formal das melhores práticas e procedimentos operacionais da empresa. Elas podem ser consultadas sempre que necessário, fornecendo uma referência confiável para a execução correta das tarefas.

7. Conformidade Regulatória

Em muitas indústrias, seguir normas e regulamentos específicos é obrigatório. As ITs ajudam a garantir que a empresa esteja em conformidade com essas exigências legais e normativas, evitando penalidades e mantendo a reputação da organização.

8. Facilitação da Auditoria e Melhoria Contínua

As ITs documentam os processos e procedimentos, facilitando auditorias internas e externas. Elas também são uma base para a análise e a melhoria contínua dos processos, permitindo ajustes e otimizações constantes.

9. Minimização de Erros e Retrabalhos

Ao fornecer diretrizes claras, as ITs reduzem a ocorrência de erros durante a execução das tarefas. Isso diminui a necessidade de retrabalho, economizando tempo e recursos da empresa.

10. Integração e Comunicação

As ITs promovem a integração e a comunicação entre diferentes departamentos e equipes dentro da organização. Elas garantem que todos estejam alinhados com os mesmos procedimentos e práticas, facilitando a colaboração e a coordenação.

Quando deve ser feita a instrução de trabalho?

A Instrução de Trabalho (IT) deve ser elaborada e implementada em várias situações para garantir a eficiência, segurança e qualidade dos processos dentro de uma organização. Aqui estão alguns momentos específicos em que a IT deve ser feita:

1. Implementação de Novos Processos ou Equipamentos

Sempre que um novo processo ou equipamento é introduzido na empresa, é crucial criar uma IT para garantir que todos os colaboradores saibam como operá-lo corretamente. Isso ajuda a evitar erros, acidentes e a garantir o uso eficiente dos recursos.

2. Mudanças em Processos Existentes

Quando há alterações significativas em um processo existente, como a adoção de novas tecnologias, métodos ou materiais, a IT deve ser atualizada ou reescrita para refletir essas mudanças. Isso assegura que todos os colaboradores estejam cientes dos novos procedimentos.

3. Conformidade com Normas e Regulamentos

Em setores regulamentados, as ITs são necessárias para garantir que a empresa esteja em conformidade com as normas e regulamentos locais, nacionais e internacionais. Isso é particularmente importante em indústrias como saúde, farmacêutica, alimentícia e manufatura.

4. Redução de Incidentes e Melhoria da Segurança

Se houver um histórico de incidentes, acidentes ou quase-acidentes relacionados a um processo específico, é essencial criar ou revisar a IT para abordar as causas raiz e implementar medidas preventivas. Isso ajuda a melhorar a segurança no local de trabalho.

5. Garantia de Qualidade

Para manter a qualidade constante dos produtos ou serviços, as ITs devem ser usadas para documentar os procedimentos padrão. Isso é vital em ambientes de produção onde a consistência é fundamental.

6. Treinamento de Novos Colaboradores

Sempre que novos colaboradores são contratados, é importante fornecer uma IT como parte do treinamento inicial. Isso facilita a integração e assegura que eles compreendam e sigam os procedimentos corretos desde o início.

7. Apoio a Auditorias e Certificações

Para obter ou manter certificações de qualidade, segurança ou ambientais, como ISO 9001, ISO 14001 ou OHSAS 18001, as ITs são necessárias para demonstrar que a empresa segue práticas documentadas e padronizadas.

8. Otimização de Processos

Quando há uma iniciativa de melhoria contínua ou otimização de processos, a IT deve ser revisada para incorporar as melhores práticas e inovações identificadas. Isso ajuda a garantir que as melhorias sejam sustentáveis e replicáveis.

9. Comunicação e Integração entre Departamentos

Quando processos envolvem a colaboração entre diferentes departamentos, uma IT clara e detalhada ajuda a alinhar as atividades e garantir uma comunicação eficaz. Isso é essencial para evitar confusões e garantir que todos sigam os mesmos procedimentos.

10. Garantia de Manutenção de Equipamentos

Para garantir que a manutenção de equipamentos seja realizada corretamente e de acordo com os padrões, as ITs são usadas para documentar os procedimentos de manutenção preventiva e corretiva. Isso ajuda a prolongar a vida útil dos equipamentos e evitar paradas não planejadas.

Importância de se fazer a instrução de trabalho

A importância de se fazer a Instrução de Trabalho (IT) é multifacetada e abrange diversos aspectos essenciais para o bom funcionamento de uma organização. Aqui estão os principais motivos pelos quais a IT é crucial:

• Padronização de Processos
• Aumento da Eficiência
• Garantia da Qualidade
• Melhoria da Segurança no Trabalho
• Facilitação do Treinamento
• Conformidade Legal e Regulamentar
• Redução de Custos
• Suporte à Melhoria Contínua
• Facilitação da Auditoria e Certificação
• Documentação do Conhecimento Organizacional
• Melhoria da Comunicação Interna

Em resumo, a Instrução de Trabalho é uma ferramenta essencial para garantir a eficiência, qualidade, segurança e conformidade dos processos dentro de uma organização. Ela não apenas padroniza as operações, mas também facilita o treinamento, a melhoria contínua e a comunicação, contribuindo para o sucesso e a sustentabilidade do negócio.

Como fazer uma instrução de trabalho?

Confira abaixo quais as etapas para fazer a instrução de trabalho.

– Instrução de trabalho na ISO 9001

A ISO 9001 é uma norma internacional que estabelece requisitos para sistemas de gestão da qualidade. A criação de instruções de trabalho (IT) sob a ISO 9001 envolve várias etapas críticas para garantir a conformidade com os padrões de qualidade:

a. Identificação dos Processos

• Mapeie todos os processos da organização que necessitam de instruções detalhadas.
• Identifique as atividades críticas que impactam diretamente a qualidade dos produtos ou serviços.

b. Documentação dos Procedimentos

• Elabore as instruções de trabalho detalhando cada passo do processo.
• Inclua informações sobre responsabilidades, ferramentas, materiais e critérios de qualidade.

c. Padronização e Consistência

• As IT devem ser consistentes com a política de qualidade da empresa e outras documentações relacionadas.
• Utilize um formato padronizado para todas as IT, garantindo clareza e uniformidade.

– Criação ou atualização

Para a criação ou atualização de uma IT é importante reunir informações de operadores, supervisores e especialistas sobre o processo em questão.

a. Escrita da Instrução

• Escreva as instruções de maneira clara e concisa, utilizando uma linguagem simples e direta.
• Utilize diagramas, fluxogramas e imagens para ilustrar os passos quando necessário.
• Divida o documento em seções lógicas, como objetivo, escopo, responsabilidades, procedimentos e segurança.

b. Validação Inicial

• Submeta o rascunho da IT a operadores e supervisores para feedback.
• Realize testes práticos para garantir que as instruções sejam seguidas corretamente.

– Revisão ou análise crítica

Para a revisão ou análise crítica é necessário envolver especialistas no processo para revisar tecnicamente a IT, além de verificar a conformidade com os requisitos da ISO 9001 e outros regulamentos aplicáveis.

a. Feedback e Ajustes

• Coleta de feedback dos colaboradores que irão utilizar a IT.
• Realize ajustes baseados no feedback para melhorar a clareza e a aplicabilidade.

b. Revisão Formal

• Realize uma revisão formal que inclua verificações de precisão técnica, clareza e aplicabilidade.
• Documente todas as revisões e mudanças feitas durante o processo de análise crítica.

– Aprovação e publicação

a. Aprovação

• A IT deve ser aprovada por gerentes ou diretores responsáveis pelo processo.
• Assegure que todas as partes interessadas tenham revisado e concordado com o conteúdo.

b. Publicação

• Distribua a IT aprovada para todos os colaboradores relevantes.
• Armazene a IT em um sistema de gestão de documentos acessível a todos os interessados.

c. Treinamento e Implementação

• Ofereça treinamento aos colaboradores sobre as novas ou atualizadas instruções.
• Monitore a implementação para garantir a conformidade com a IT.

d. Manutenção e Revisão Periódica

• Estabeleça um cronograma de revisão periódica para garantir que a IT permaneça atualizada e relevante.
• Incorpore novas informações, tecnologias e práticas conforme necessário.

Dicas referentes a instrução de trabalho

A elaboração de uma instrução de trabalho eficaz requer uma abordagem sistemática e colaborativa. Veja algumas dicas abaixo.

– Não banalize o uso da instrução de trabalho nas rotinas da empresa

• Valorização da IT: Trate a instrução de trabalho (IT) como um documento vital para a qualidade e segurança dos processos. Assegure que todos na organização entendam a importância da IT e a utilizem corretamente.
• Atualização Regular: Revise e atualize as ITs periodicamente para refletir as melhores práticas, novas tecnologias e mudanças nos processos. Uma IT desatualizada pode perder sua eficácia e relevância.
• Integração nos Processos: Garanta que as ITs sejam integradas às rotinas diárias dos colaboradores, sendo parte fundamental do fluxo de trabalho e não apenas um documento arquivado.

– Saiba comunicar com o perfil de colaborador que receberá a instrução de trabalho

• Conheça Seu Público: Entenda o nível de conhecimento, habilidades e experiência dos colaboradores que usarão a IT. Adapte a linguagem e o formato do documento para torná-lo acessível e compreensível para todos.
• Clareza e Objetividade: Utilize uma linguagem clara e objetiva. Evite jargões técnicos desnecessários que possam confundir os colaboradores. Diagramas, fluxogramas e imagens podem ser extremamente úteis para ilustrar procedimentos complexos.
• Feedback e Adaptação: Solicite feedback dos colaboradores sobre a IT e esteja disposto a fazer ajustes com base nas sugestões recebidas. Isso ajuda a criar documentos que realmente atendem às necessidades dos usuários.

– A instrução de trabalho não exclui a necessidade de treinamentos

• Treinamento Inicial: Realize treinamentos iniciais para garantir que todos os colaboradores compreendam como seguir a IT corretamente. Isso é especialmente importante para novos funcionários e para introduzir novos procedimentos.
• Treinamento Contínuo: Ofereça treinamentos contínuos para reforçar o uso correto das ITs e atualizar os colaboradores sobre quaisquer mudanças ou melhorias nos processos.
• Avaliação de Competência: Periodicamente, avalie a competência dos colaboradores em seguir as ITs. Identifique áreas onde são necessários treinamentos adicionais para garantir a conformidade e a eficácia dos procedimentos.

Exemplo de instrução de trabalho

Título: Instrução de Trabalho para Operação de Torno Mecânico

Código: IT-OP-001

Data de Emissão: 25/06/2024

Responsável: Eng. João Silva

Revisão: 01

Aprovado por: Eng. Ana Costa

Objetivo: Garantir a operação segura e eficiente do torno mecânico, minimizando os riscos de acidentes e assegurando a qualidade das peças produzidas.

1. Escopo

• Esta instrução de trabalho aplica-se a todos os operadores de torno mecânico da empresa ABC Indústria.

2. Responsabilidades

• Operadores: Seguir as instruções detalhadas neste documento e utilizar os EPIs recomendados.
• Supervisores: Garantir que os operadores estejam devidamente treinados e que sigam esta instrução.
• Manutenção: Realizar manutenções preventivas e corretivas no torno mecânico conforme o cronograma estabelecido.

3. Equipamentos e Materiais Necessários

• Torno mecânico modelo XYZ-123
• Ferramentas de corte (faca, broca, alargador, etc.)
• Lubrificantes e refrigerantes específicos para torneamento
• Equipamentos de Proteção Individual (EPI): Óculos de segurança, protetor auricular, luvas de proteção, avental de couro.

4. Procedimento

4.1 Preparação

1. Verificar se o torno mecânico está em boas condições de funcionamento.
2. Certificar-se de que todas as proteções e dispositivos de segurança estão corretamente instalados.
3. Colocar os EPIs necessários.

4.2 Configuração da Máquina

1. Selecionar a ferramenta de corte adequada para o material e a operação a ser realizada.
2. Montar a ferramenta no suporte de ferramentas e ajustar a altura corretamente.
3. Fixar a peça a ser trabalhada no mandril, garantindo que esteja bem presa e centralizada.
4. Ajustar a velocidade de rotação do mandril de acordo com o material da peça e a ferramenta de corte utilizada.

4.3 Operação

1. Ligar o torno mecânico e verificar se há ruídos anormais.
2. Iniciar o corte com uma alimentação lenta para evitar acidentes.
3. Monitorar constantemente o processo de usinagem, ajustando a velocidade e a profundidade de corte conforme necessário.
4. Utilizar lubrificantes e refrigerantes para evitar o superaquecimento da peça e da ferramenta.

4.4 Finalização

1. Desligar o torno mecânico após concluir a operação.
2. Remover a peça do mandril e inspecionar a qualidade da usinagem.
3. Limpar a máquina e a área de trabalho, removendo resíduos e aparas.
4. Realizar uma inspeção visual no torno mecânico para identificar possíveis desgastes ou danos.

5. Segurança

• Nunca utilizar o torno mecânico sem os EPIs adequados.
• Não usar luvas soltas ou roupas largas que possam se prender nas partes móveis da máquina.
• Manter as mãos e outras partes do corpo afastadas das áreas de corte e peças em movimento.
• Desligar o torno mecânico imediatamente em caso de qualquer anomalia ou problema técnico.

6. Treinamento

• Todos os operadores devem passar por um treinamento inicial de operação segura do torno mecânico.
• Realizar treinamentos periódicos para reforçar as práticas de segurança e eficiência.

7. Revisão e Atualização

• Esta instrução de trabalho deve ser revisada anualmente ou sempre que houver mudanças significativas nos procedimentos ou no equipamento.
• Atualizações devem ser comunicadas a todos os operadores e supervisores.

8. Aprovação

• Esta instrução de trabalho foi revisada e aprovada pelo Eng. Ana Costa, responsável pelo setor de Engenharia de Produção.

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Conclusão

A instrução de trabalho é uma ferramenta essencial para padronizar e assegurar a execução correta e segura das atividades em uma empresa. Ela detalha de forma clara e objetiva os procedimentos a serem seguidos, define responsabilidades e promove a segurança e a eficiência no ambiente de trabalho.

No caso da operação de um torno mecânico, por exemplo, uma instrução de trabalho bem elaborada garante que os operadores conheçam e sigam os passos corretos, utilizem os EPIs adequados e apliquem as técnicas necessárias para realizar suas tarefas com segurança e qualidade.

Além disso, a instrução de trabalho é um documento vivo, que deve ser periodicamente revisado e atualizado conforme novas técnicas e equipamentos sejam incorporados ou alterações nos procedimentos sejam necessárias.

A conscientização dos colaboradores sobre a importância deste documento, aliada a treinamentos contínuos, fortalece a cultura de segurança e qualidade na empresa.

Portanto, a implementação e a correta utilização das instruções de trabalho são fundamentais para o sucesso das operações industriais, contribuindo para a prevenção de acidentes, a melhoria da produtividade e a garantia de um ambiente de trabalho mais seguro e eficiente.

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